MIT, AI 구매협상 자동화가 생산성을 제고할 수 있는가?

최근 MIT Sloan Management Review는 자동 구매협상 시스템의 유용성을 소개하며 관련 이해관계자들의 우려 및 이에 대한 극복 방안을 제시

○ 업무 프로세스 자동화의 일환으로 구매협상 영역에도 e-Auction이나 AI Chatbot과 같은 기술을 사용한 자동화 시스템들이 도입되고 있음
 

○ 일반적으로 경영진들은 자동화된 구매 프로세스에 대하여 회의적인 입장을 보이는데, 특히 컴퓨터를 활용한 협상 자동화에 대해 두드러지게 우려를 표하고 있음
 
- 무엇보다도 구매 관계자들은 구매협상 자동화 시스템이 협상의 우선 조건으로 비용에만 초점을 맞추어, 품질은 조잡하지만 가장 낮은 가격의 물품 및 서비스만 구매하게 될 가능성을 지적하고 있음
 
- 구매 담당자들은 또한, 자동화된 구매협상 시스템이 자신들이 구축한 전문성의 가치를 약화시켜 결국 일자리까지 침해한다고 생각하여 부정적인 입장을 보임
 
- 공급자들은 다른 공급자들과의 경쟁에서 자신들의 제품/서비스가 가격 이외의 경쟁력을 갖추었다고 구매 담당자들을 설득할 기회가 줄어든다는 점에서 부정적 입장임
 

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○ 하지만 아칸소대 Sam Walton 경영대학의 Remko Van Hoek 교수의 연구에 의하면, 구매협상 시스템이 전통적인 사람 대 사람의 협상보다 많은 부분에서 장점이 있는 것으로 드러남
 
- 자동화 협상의 가장 큰 장점은 ‘속도’로서 전통적인 사람 대 사람 협상에 비해 단시간에 더 많은 횟수(round)의 협상을 진행하여 더욱 최적화된 결과를 도출할 수 있다는 것임
 
• Walmart는 광범위한 영역을 포괄하는 e-Auction 시스템을 통해 150곳의 공급자들과 단 두 시간 안에 수 차례의 동시 협상을 진행할 수 있었음
 
• Walmart의 구매 담당 부사장 Michael DeWitt은 “사람이 직접 하면 한 달이 걸릴 협상을 자동화 협상은 두 시간 안에 끝내고 있다”며 시스템의 장점을 소개
 
- 구매 담당 입장에서는 협상에 소요되는 에너지를 소비하지 않게 되면서 구매의 전략적 가치 및 생산성을 더욱 높이는 업무에 집중할 수 있음
 
- 공급자들은 증가된 공급망 접근 기회와 공정한 경쟁 환경 등으로 인해 행정 절차에 따른 부담을 덜고 제품과 서비스에 더욱 집중할 수 있음
 
- 또한, 공급자들은 구매 측의 평가 기준이 무엇인지 명확히 파악할 수 있고, 실시간으로 피드백을 받을 수 있으며, 기존 공급자와 동등한 입장에서 경쟁할 수 있다는 장점이 있음
 
○ 자동 구매협상 시스템을 도입한 일부 기업들이 긍정적인 성과를 거두면서 구매협상 자동화 시스템이 관련 이해관계자들에게 실질적 이익을 가져다주는 도구로 밝혀지고 있음
 
- Google은 대규모 e-Auction 시스템을 도입하여 마케팅 업체와의 협상, 직원들을 위한 식음료 계약, 운송/택배 서비스 계약 등 광범위한 범위에 적용하고 있음
 
- Maersk는 연간 U$10억 규모의 구매 계약 부문에 자동화된 협상 시스템을 적용하여 기존 사람 대 사람 협상 대비 7~8%의 비용을 절감할 수 있었음
 
- Walmart는 U$70억 규모의 구매 계약 부문에 자동화된 구매 시스템을 적용하여 5% 이상의 비용을 절감하였으며, 질적인 향상도 거둔 것으로 나타남
 

○ 자동 구매협상 시스템의 이러한 장점과 실익에도 불구하고, 여전히 존재하는 이해관계자의 저항을 극복하기 위해 연구진들은 6가지 도입 방안을 제시하고 있음
 

1. 강요 대신 권유

 
• 무조건적인 시스템의 도입은 담당자들의 반발과 함께 기존에 축적된 구매 전문성을 무가치하게 만들 우려가 있으므로, 구매 담당자의 입장에서 시스템을 최적으로 활용할 기회를 찾을 수 있도록 시간과 기회를 주는 것이 효과적임
• Maersk는 '09년 해운 경기 불황에 따라 비용절감이 필요한 상황에서 구매 담당자들에게 e-Auction 활용을 권유하였고, 담당자들이 직접 효과적인 적용 방안을 도출해 냄
 

2. 성공 가시화

 
• 구매협상 시스템의 성공 스토리는 조직 내 시스템 도입에 따른 우려를 감소시키고 더 다양한 분야로의 확산을 유도
• Google은 자동 협상 시스템의 성공스토리를 사내 뉴스레터에 공개하고 성과를 거둔 직원들에게 인센티브를 제공하며 적극적으로 도입 효과를 홍보
 

3. 공급자 사전 필터링(filtering)

 
• 온라인을 통한 협상을 시작하기 전 구매 담당자들은 e-Auction에 참가하기 위한 최소한의 기준을 잠재적 공급자들에게 전달하여 기준에 부합하지 않는 공급자를 사전에 배제
 

4. 모든 공급자들에게 공정한 대우 적용

 
• 기존 공급자가 오랜 기간 축적된 관계를 이용하여 e-Auction의 결과를 뒤집는 경우가 발생하면 새로운 공급자의 참여 기회 제공의 효과가 유명무실해질 우려가 있음
• Google은 모든 e-Auction 참가자에게 사전에 정해진 협상 규칙을 교육하여, e-Auction으로 결정된 사항은 번복되지 않는다는 점을 주지 시킴
 

5. AI를 이용한 소규모 공급자 관리

 
• 대부분의 구매 담당자들은 전체 공급자 중 약 2%에 해당하는 대형 공급자들과만 협상을 수행하고 나머지 80%와는 단순한 규정에 근거해 협상과 계약을 체결했으나, AI를 활용하면 80%에 해당하는 소규모 공급자들과도 맞춤형 조건으로 최적 계약을 도출할 수 있음
 

6. 공식적인 지원 구조 구축하기

 
• 슈퍼유저 등의 전문가로 구성된 COE(Center Of Excellence) 등의 공식적 지원 조직이 자동 협상 시스템의 지역별, 사업 분야별 확산을 촉진할 수 있음
• Walmart와 Maersk가 운영하는 COE는 자동 협상 시스템 사용 경험 및 개선 아이디어들을 공유하며 시스템 효율을 높이고 있음
 

[ 시사점 ]

○ 자동 구매협상 시스템은 단순히 기존 업무의 자동화를 넘어 사람 대 사람의 협상의 어려움을 해결하고, 시간을 절약하며 더 많은 적격 공급자를 확보하기 위한 전략적 도구임

○ 기업의 비즈니스 범위 및 영역이 확장되면 구매 품목/소스/가격/조건도 다양해지며, 인간에 의한 최적화에 한계가 있기 때문에 AI 등 자동화 시스템의 도움이 필요

○ 자동 구매협상 시스템을 도입하여 행정적 부담을 감축한다면 기존 구매 담당자들은 더욱 혁신적인 아이디어로 기업 전략에 기여할 기회가 발생할 수 있음

- 구매 담당자들은 자동 시스템을 통해 더 많은 적격의 공급자들을 찾아낼 수 있으므로 공급망 운영의 탄력성을 제고할 수 있음

- 또한, 협상에 쓰이는 시간과 에너지를 절감하여, 갈수록 중요해지는 ESG 기준의 공급망 관리 및 이에 대한 요구사항 및 조건 등을 정교화하는 업무에 더 많은 리소스를 투입할 수 있음

 
 

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